Planear y administrar adecuadamente una flotilla incrementa sus utilidades
La flotilla de una empresa representa inversiones fuertes y gastos continuos, sin embargo, esto se puede convertir en una ventaja competitiva si se planea y se administra adecuadamente. Las grandes cantidades de dinero necesarias para adquirir las unidades y los gastos por el costo de la administración de la flotilla pueden afectar de forma importante el desempeño financiero de la empresa, por lo que planear y administrar adecuadamente la flota permite ahorros que se traducen en productividad y eficiencia para la empresa, dando como resultado mejores rendimientos y mayores utilidades.
Para este artículo la palabra planeación está relacionada con la adquisición de unidades y la palabra administración como su nombre lo indica con la gestión de las unidades con que cuenta la organización. Cuando hablamos de planear la flotilla de una organización debemos comenzar con una investigación profunda sobre las necesidades específicas de la empresa en relación a los medios de transporte. Este diagnóstico nos permitirá determinar el número de unidades, el tipo, el tamaño y las características de la flota.
Las principales variables a tomar en cuenta para el diagnóstico de la empresa con respecto de la flotilla son el tamaño de la empresa, su situación financiera, su liquidez, el objetivo de la flotilla (para qué nos servirá, en donde se utilizará, en qué periodos de tiempo, por cuanto tiempo, si existen temporalidades en nuestro giro de negocio). Con esta información podremos evaluar las características de la flotilla y decidir el número de unidades necesarias para el inicio de operaciones.
Cuando ya tenemos las unidades la siguiente etapa es administrarlas eficientemente. El primer paso para la administración de la flotilla es definir las variables por medio de las cuales se medirá el desempeño de cada una de las unidades. Con esto se buscará que el administrador de la flotilla conozca continuamente el desempeño de la misma, permitiendo hacer cambios oportunos para lograr el mejor rendimiento. Entre las variables más importantes para medir el desempeño son el porcentaje de tiempo que las unidades se encuentran paradas, el kilometraje promedio, los gastos de mantenimiento (litros de aceite, litros de gasolina, número de refacciones compradas por auto), los principales problemas mecánicos que presentan los autos y los modelos promedio de las unidades.
Con el seguimiento puntual de estas variables y un análisis minucioso se pueden disminuir los gastos de administración de la flotilla, incrementando la productividad de la misma. Además de la planeación y del seguimiento de las variables de desempeño de la flotilla, los expertos sugieren que solamente se tengan las unidades que la empresa necesita, ya que el costo financiero de mantener más unidades de las necesarias es muy alto y reduce el rendimiento de la flota.
Si se planea bien y se sigue una buena administración de la flotilla se mejorará la productividad y la eficiencia de la misma, dando como resultado mejores rendimientos sobre la inversión, lo cual se traduce en mayores utilidades para la empresa.
